车辆管理有规定,用车再也无苦恼

1:目的

本制度为了更好的规范公司用车管理,通过加强日常用车统筹安排以及对车辆使用上的控制以提高车辆有效使用并降低车辆使用成本,特制订本制度

本办法旨在推进因公用车的合理调度,以在能保障公司工作的前提下降低用车成本.

车辆管理有规定,用车再也无苦恼

2.适用范围

所有车辆以及因公使用的私人车辆:具体分为:

a: 公司名下的车辆,如公务车,运输货车等

b: 个人名下因公使用的车辆并产生费用的.

3.职责范围

各职能部门:负责本暂行办法的各项工作执行.

行政部:负责监督用车管理工作的落实,负责用车管理及费用审核.

财务部:负责因公用车产生费用的审批及严格把关.

总经办:负责因公用车产生费用的审核监督,负责费用报销的最终审批.

4.流程项则

公司车辆归口行政部管理,各职能部门用车由指定管理人员统一安排.

4.1 用车权限:

公司用车仅限于以下范围:

1:人员出差、外出开会,培训、办理公务经批准确需用车的;

2:公司客户,贵宾等需要接送情形的;

3:公司后勤零星采购;

4:公司提货,送货等经过批准确需公司安排配送的;

5:公司组织策划活动,旅游,庆典等集体活动需要用车的.

6:本公司员工及其直系亲属因急病或其它突发事件需要用车的。

7:其他视情况经过行政和总经办批准确需用车情形的.

车辆管理有规定,用车再也无苦恼

4.2 用车流程:

4.2.1:各职能部门如需用车,应根据工作性质提前半日填写【用车申请单】知会行政部,【用车申请单】应注明用车事由,用车时间,车辆行程等用车详细信息,并经由行政部批准后安排车辆.

备注一:销售人员出差如需用车的同时提供经审批后的【出差申请单】,办公室人员因公务需要用车的提

供审批后的【工作联系单】,否则不予派车.所有人员用车均需本部门(代)经理以上人员作出统一安排并填写【用车申请单】.

4.2.2:行政部根据部门提交的【用车申请单】核实是否确需派车,同时根据用车紧急情况,行程安排统一调度车辆.

4.3 车辆费用审批流程:

4.3.1:车辆费用指因公使用车辆产生的费用.包含:

a: 车辆油费,过桥过路费,停车费.

b: 车辆保养,年检,保险费用(仅限公司车辆报销,私车公用仅报销车辆保养费用)

c: 车辆自然故障维修费用,车辆必须的配件费用等(仅限公司车辆报销)

4.3.2:公司出车耗用报销(专指耗油、过桥过路费、停车费等):司机凭费用单(油票需注明 汽车里程数)由部门负责人审查后报财务部审核,经总经理批准后,出纳付款。销售人员出差私车公用的需提供经审批后的出差申请单作为报销依据一并审批报销;

4.3.3:公司车辆修理保养费报销:按公司车辆修理、保养规定,所需费用由司机填报《设备维修申请单》,经总经理批准后修理。修理时应先由修理厂报价确认价格是否合理,如维修费用超过1000元应请示行政部经理确认是否维修,报支时凭《设备维修申请单》、修理发票由财务部核实 ,总经理签批后报销。由司机本人造成的维修费由司机个人承担20%的比例费用并负激励考核一次.

4.3.4:车辆购置必用品报销:填申购单,总经理批准后,行政部统一购买列支。

4.3.5:针对因公务而个人主张使用私人车辆的,公司仅对其油耗费用,过桥过路费用,停车费用以及保养费用进行报销,此类用车情况应提前告知总经办并在【出差申请单】注明,报销流程参照4.3.2条款,其他年检,保险,维修,车损,加装硬件等由个人承担,同时此过程中产生的 连带责任由个人承担.

4.3.6公司指定车辆充值油卡的由行政部统一办理,充值时需提交车辆行使里程数以供登记;

4.3.7: 所有报销费用经由行政部,财务部及总经办审批时参考审批原则:

a:审核是否因公产生费用.用车流程及手续是否完整.

b:审核产生的油耗及过桥过路费用是否符合汽车油耗及用车行程.

c:审核修理过程审批程序是否完整,修理价格是否合理.

4.3.8: 为体现公平公正及提倡低碳出行原则,针对公司员工名下任何汽车,无论因公或个人使用,公司均不提供任何交通或使用上的其他补贴.产生的费用均由个人承担.

注:未按照上述流程进行而车辆派送需求及报销的,行政部及财务部有权拒不执行并不予报销.

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4.4 车辆使用注意事项:

4.4.1: 销售人员私车公用情形的,均需提供车辆备用钥匙至行政部,同时行政部在公司用车紧张时可使用该车辆安排用车,但使用前应知会车主同时尽量由车主负责驾车,如车主不在可由行政部安排司机驾乘;

4.4.2: 行政部要科学合理调度车辆,尽可能做到一车多用, 出车应考虑到合理统筹调度及任务急缓进行安排。

4.4.3: 外地用车应尽量控制,除非接送重要客人,三人以上同行或携带的物品极其不便出行的.如外地用车超出1天的,应提前1天知会行政部计划,以避免占用车辆.

4.4.4: 公司用车不得用于私事,不得外借,如确实需要,应直接向总经理请示,由总经理通知行政部派车.其不便出行的.

4.4.5: 公司行政办公车辆相关证件及保险资料全部交由办公室保管;公司车辆由个人派车使用的,司机应做好登记,以便于违章查询.

4.4.6: 公司行政办公用车由专职司机驾驶,专职司机应每月实行定期车辆检查及保养,确保行车安全,如造成公司财产损坏,驾驶员全额赔偿。车辆发生故障,应立即停止使用,并立即进行修理。车辆行前须进行安全检查,车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则,若有违规罚款,由驾驶员负担。

4.5 车辆使用违规处罚:

4.5.1: 未经审批手续私自调度公司车辆的,使用费用按200元/半天由有关责任人员支付,并加以批评教育。擅自外借造成车辆损坏或因交通事故损失的,责任由有关责任人员自负。

4.5.2: 严禁虚报冒领停车费、过路费,发现一次全额退赔,发现二次以上,按照冒领金额2倍予以处罚。车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所,并将车门锁妥.

4.5.3: 所有油耗,过桥过路费用凭证应有对应车牌号,过路过桥及停车费应符合出车行程.油耗费用应符合里程数,如有不符应予以说明,其中如有违反规定用车,不予报销.

4.5.4: 如有特殊情况需紧急用车时(如公司人员急救或其他突发状况),可不予审批,但需电话告知行政部并口头获准.事后补审批单.

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4.6 其他未尽事宜:

其他未尽事宜根据实际情况探讨并决定,但其遵循原则应达到公平并合理,杜绝工作不严谨,流程不明确,审批不严格,费用不控制等管理失序情况.

5.附则

5.1:本办法根据公司实际情况总结并颁布,作为日常工作依据实施.

5.2:本办法自发布之日起实施,生效日期根据文件审核结果及发布之日为准.

5.3:本办法经过试运行后,如果工作成效明显,则进行固化作为正式文件颁布.

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