费用报销审核三步走,妥妥没毛病

费用报销审核三步走,妥妥没毛病

关于费用报销审核,鲁老师其实已经专门为此写过相关的文章,但是还是有一些学员在咨询,今天特别在多年工作经验及总结的基础上,详细展开此方面的内容,希望对广大的财务人员有所帮助:

谈到费用报销其实作为内控稍微完善的企业,基本是从这三个方面去把控:核实、合规、合理。所以一般的企业在费用报销上会根据岗位不同、流程不同、权限不同设置三个环节的审批,即部门主管或分管领导、财务部门审核、总经理或者主管领导审批,前两个部门角色属于审核部门,最后一个角色属于审批角色,前面负责审核能不能报,后面负责可不可以报销。一般部门主管会考虑的是这些票据所反映的业务是否是真实的,如果是属于因公发生的费用,是允许报销的,这也是企业所得税里所说的与收入相关的费用,可以实现税前扣除的根源就在这里;接着财务部门所审核的其实是此笔报销所依附的单据是否符合外部法律法规、内部规章制度,所反映的业务是否符合程序、计划、规程等等;而总经理或者分管领导最后会依据前述的审核结果给出最终的审批意见,这样才是完整的费用报销流转流程,而作为财务人员面对费用报销时我们审核的基本也可以分为三步:

一是明确报销费用的相关性;二是明确报销费用的合规合法性;三是明确报销费用的完整性。

费用报销审核三步走,妥妥没毛病

一、报销费用的相关性

一项费用能不能报销,从财务角度所考虑的首选项不是其票据的合法合规问题,而是需要考虑其相关性的问题,也就是内部的规章制度。

比如报销公司的车辆维修费用,财务人员首先需要审核的是此笔维修费用在发生前是否有相关人员审核审批,是否在公司的费用预算范围之内,报销的费用是否已经超出事前审批的金额;再比如报销一项会议费,需要首先由经办人员提供此次报销费用相关的会议通知,会议文件,费用的构成,会议预算等等内容,这样才可以从财务角度保证此笔费用发生与企业实际经营的相关度,进一步去明确其纸面的真实性,从业务实质上把控风险;

费用报销审核三步走,妥妥没毛病

二、费用报销的合规合法性

我想大部分企业的财务人员在审核报销费用时其多半的时间都会放在票据合法合规上,甚至是只去考虑这一条,说实话有点以偏概全了,当然不是不审,而是要有侧重点的审核。对于取得票据的审核归纳起来基本有这么几条:

1、取得票据票面的完整度如何?比如说单位名称、税号的正确与否;发票专用章的加盖是否准确;票面信息要素是否一次开具,开具完整等;

2、取得票据相关的辅助资料是否齐全?如取得专票抵扣联是否跟随提供;票面明确写详见清单清单是否同时开具,与票面数据是否一致;个人开具的发票其完税凭证是否取得;等等;

3、延伸审核。为什么叫延伸审核,是跨出票面本身而与我们的核算、甚至是纳税相关的审核,比如说取得的票据是否可以进项抵扣?是否可以税前扣除?等等,这些是我们在审核所报销的费用时比较考虑全面的地方,也是一个合格财务人员的职业敏感度;

4、逻辑性审核。所谓逻辑性审核其实就是你所审核的费用互相之间是否可以印证,或者是冲突的地方,简单例子:审核差旅费用,住宿费只是一天的票据,但是差旅确实隔了好几天,那么在没有特殊的情况下,很可能是报销人员的票据造价问题。所以在审核报销费用时要考虑同一个人报销费用各项费用之间的逻辑关系,也要考虑多人发生费用的相互对比和印证关系,避免虚报费用。

5、遵从性审核。费用的报销除了遵从外部的法律法规,同样也需要遵循内部的规章制度,比如差旅费用的审核,就要遵从企业费用报销制度的标准,所谓金额标准是多少?出行所乘交通工具如何规定?出行补贴如何规范等等。遵从外部的法律法规是为了规避风险,遵从内部的规章制度更多的是为了节约支出,降本增效,所以财务人员的审核都要考虑到。

费用报销审核三步走,妥妥没毛病

三、费用报销的完整性

费用报销的完整性审核,财务人员主要从以下几个方面进行;

1、报销单据的审核流程是否完整?相关人员是否都已经审核、审批;

2、报销费用所附的单据是否完整,相关的票据及佐证资料是否齐备;

3、单据的粘贴,填写是否完整,书写是否规范、前后是否一致相符,等等;

4、原始凭证和审批单据内容是否准确?

5、账务处理的规范性,这也是延伸审核,主要是从后续该如何归集费用考虑,比如考虑业务招待费扣除的比例然后适当调整核算科目等;

以上属于费用报销审核的要点分析,在实际工作中可能涉及到的内容会更细,更全面,比如在进项审核时需要审核人员掌握更多的税务知识,所以对于费用审核仍然需要坚持积累,懂得复盘学习,才可以逐渐能审核、懂审核、会审核。

各财务人员有相关财务问题可加鲁老师微信免费咨询:smartndy

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